虚拟团队成功的三步走

虚拟团队成功第一步－－该如何组成团队？虽然虚拟团队与行动办公室的情况愈来愈多，不用见面、不用聚集在一起的人，照样可以组成任务团队，完成工作。但是工与研究团队的专家都非常清楚，能够亲身接触、面对面沟通的传统实体团队，仍然是最佳工作方式。要让虚拟团队顺利工作、发挥最大的效果，必须从一开始的团队组成与设计就考虑清楚。下面是专家建议的组成虚拟团队的考虑事项：1.有些工作不适合运用虚拟团队来进行。如果工作是连续性非常高的、整合性非常大的，就不大适合运用虚拟团队来进行，因为团队成员必须经常聚在一起来回讨论。招募、交易、创新、维持关系这些需要分享复杂资讯的活动，最好不要采用虚拟‘团队，还是面对面沟通比较能够达到效果。2.挑选适合虚拟团队特质的人，就成功了一半。理想的虚拟团队成员应该是自动自发主动性强，不需要很多细节与工作架构的指示就可以工作。经常需要从与人互动中得到刺激、需要额外协助工作才能保持在稳定的轨道上、科技能力差的人员，不太适合进入虚拟团队。如果一定要将这样的人纳入团队，他们在加入团队之前，先给予团队合作、计划工作、运用和沟通等的相关训练。个人淘通习惯也是考虑条件之一。既乐于又善于淘通的人，才可能是适当的成员，因为他们主动与清楚的沟通习惯，有助于降低无法见面、必须透过冷漠的科技来沟通的困扰。3.随时检视团队是否具备虚拟合作成功条件，包括：工作目标与焦点清楚，成员可以自我评估进度与是否符合目标。团队成员了解合作需要克服的困难，并且知道如果发生危机，每个人的工作、联络对象为何，也清楚危机决策的层级。成员主动性强、积极沟通、互动愉快并且是行动导向的。团队每有一点成绩就找机会庆祝，并且建立虚拟茶水空间，让大家闲聊工作之外的主题。虚拟团队成功第二步－－谁是合适的领导人？虚拟团队面对很大的互信与凝聚力的挑战，其中成败的最大关键就是团队领导人，他必须有不一样的特质与工作重点。1.调整领导风格，不重过程，改而注重结果。一般的经理人是过程导向，每天从办公桌盯到茶水间，看到部属流血流汗而确知他们努力工作。这在几乎见不着面的虚拟团队是行不通的。领导人必须学会看结果而轻过程，要放松所习惯的传统掌控，相信成员即使在视线之外，也会竭尽全力。虽然一开始失去闲聊与监控，领导人可能浑身不自在，但是这是必要的改变。习惯之后，还要把日日监督换成随时教导，帮助成员既自主又能有最好的表现。2.具备对科技工具的了解与运用的能力。科技是虚拟团队存在、运作与生产力的重要命脉，所以领导人除了一般的管理能力外，还要了解科技，尤其是要了解每一种科技工具的适用范围与局限，以及电手沟通的特性，才能带领团队建立社群感，顺利合作。在常用的科技工具中，电子邮件适于发送讯息给群体，不适合移知识或是刺激创意；要脑力激荡，可以用电子会议，让大家公开讨论；要向一群人宣布时，可以采用网路广播；需要临场感的时候，就要用视讯会议。3.善于建立团队凝聚力与主持会议。领导人除了应该要订出加强团队互动的原则、沟通时间表之外，还可以给团队一个名字，让大家有认同、归属感。主持会议是领导人的重要工作，这在经常虚拟、难得见面的会议情况更为重要。不论是进行视讯或是面对面会议，领导人都要明确说明目标、让大家不要失焦，让大家在分道扬镳之前清楚掌握重点。4.乐于帮成员大作广告。虽然虚拟团队的奖惩标准与实体团队一样，但因少与高阶打照面，较难得到肯定与升迁机会。经理人必须乐于为没有出现在组织中的成员宣传，让他们得到肯定和有成就感。虚拟团队成功第三步－－怎样沟通才会通？大家都知道，虚拟团队工作最大的难题，就是沟通。要做好虚拟团队的沟通，专家有下列建议：1.制定明确的团队沟通原则与时间表，并且强力执行。团队从一开始就要建立沟通共识，包括如何立即回复电子邮件、何时使用视讯会议、谁有决策权，因为大家无法在走道上或是午餐时间加强沟通。有经验的领导人会在虚拟团队组成之时给团员一份行前计划书，其中就包括解释工作流程、沟通原则、进度报告与会议时间。例如说明任一成员与客户联络后，要将联络内容以电子邮件告诉所有成员，才不会有人询问客户同样的问题。2.尽可能利用看得到的沟通方式。有声音的比没声音的好，有影像的比没影像的好，这是不变的道理。所以，如果可能，就使用多方通话或是视讯会议。如果工作进行中都无法实体聚会，最好能在团队一组成时先来一次聚会，让大家看看彼此的面。如果长期团队都无法聚会或是用视讯会议见面，甚至可以鼓励成员分享彼此的照片。对于懒于沟通的人，尤其要加强海通。如果有新成员加入，要发送欢迎讯息给所有人，其中要包括所有成员的电话与电子邮件地址、附上新成员的简历，并要求新成员附上自我介绍，让所有的成员认识他，也鼓励他与大家联络。3.沟通要即时、正面、言之有物。虚拟团队重结果，沟通内容要重实际的协助，而且愈立即愈好。由于书面文字有时候比口语更容易伤人，而且既没有非语言讯息缓和、又无法观察对方的反应、对方又可能是在孤立的情境，所以要特别留意遣词用字，不论是建议或批评，最好都以正面的方式措词。4.鼓励进行非正式的沟通。即使虚拟，大家还是需要联络情感。所以要多鼓励大家在电脑线上做非正式的沟通，在视讯会议开始之前，留有一段时间大家闲聊。如果遇上成员生日或是做到一定成绩，也可举行虚拟聚会大肆庆贺，或是送个蛋糕给不在场的成员。

发布者：ws2012

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